Deze vragen en antwoorden hebben betrekking op het digitaal loket voor bouwaanvragen.

Inloggen

Je logt in met je elektronische identiteitskaart of een token. Gebruik je je identiteitskaart, dan heb je hiervoor een kaartlezer nodig (e-ID-lezer), zoals bij Tax-on-Web. Hou ook de nodige plannen en documenten bij de hand die je nodig hebt om je aanvraag te kunnen invullen. Meer info over de voorbereiding vind je hier.

Om de digitale aanvraag waarbij de medewerking van een architect vereist is succesvol te kunnen indienen, moet er aan de volgende voorwaarden voldaan worden:

  • In het loket moet iemand de rol hebben van “architect-ontwerper”.
  • In het loket moet een visum van de Orde van architecten (of een gelijkwaardig document) worden opgeladen.

Zonder een Belgische identiteitskaart of een token kun je inderdaad niet inloggen in het loket. Maar daar bestaat een oplossing voor; je kan namelijk een vreemdelingenkaart aanvragen zodat je wel zelf kan inloggen in het loket. Hoe je dat doet lees je op deze pagina, bij de rubriek 'aanmeldopties in het digitaal loket'.

Een alternatief is werken met een mandaat. Je kan een mandaat geven aan bv. de Belgische aannemer om het dossier in naam van jou, architect-ontwerper, in te dienen. Het mandaat kan een gehandtekend document zijn dat wordt ingescand en opgeladen op het loket. Daar is geen aparte locatie voor voorzien, dat kan bijvoorbeeld samen met de beschrijvende nota van de architect worden opgeladen in tabblad 4. De gemandateerde krijgt in het loket de rol van “architect-ontwerper”, en kan daarnaast nog andere rollen krijgen zoals “ondersteuner van de aanvrager”.

De aanvraag moet een document bevatten dat bewijst dat de architect een aanvraag mag indienen; het zogenaamde visum van de Orde. Als niet-Belg beschik je hier waarschijnlijk niet over. In dat geval wordt een bewijs van inschrijving in het bijzondere register van de Orde opgeladen.

Om als buitenlandse aanvrager toegang te krijgen tot het Omgevingsloket, moet je de volgende procedure volgen:

  • Als je op de loonlijst staat van een Belgische onderneming, kan je via de gemeente waar je als werknemer bent gevestigd een authenticatiemiddel aanvragen.
  • Als je geen Belgische identiteitskaart of vreemdelingenkaart hebt, neem je contact op met info@omgevingsloket.be Zij maken met jou een afspraak (kan ook via videochat) om je te identificeren en een authenticatiemiddel aan te vragen.

Daarnaast verzamelt de ambtenaar de gegevens die nodig zijn om een BIS-nummer (= vergelijkbaar met het Belgisch rijksregisternummer) aan te vragen.

Wanneer alles in orde is, zal er nadien via mail een token worden verstuurd waarmee je kan inloggen in het digitaal loket.

Documenten en plannen

Dit zal zo snel mogelijk rechtgezet worden. Intussen kun je de foto wel correct toevoegen door de extensie te wijzigen naar .jpeg.
Er zijn een aantal mogelijkheden om een pdf te verkleinen:
  • Het programma Adobe Acrobat (niet Acrobat Reader!) biedt de mogelijkheid om pdf's te verkleinen bij de 'instellingen'.
  • Er bestaan websites waar je een pdf-bestand kan opladen, verkleinen en ze dan opnieuw downloaden. Een voorbeeld van zo'n website is https://smallpdf.com/nl/pdf-verkleinen
  • Vanaf een pdf-lezer zoals Acrobat Reader, kan je het bestand ook 'printen' als pdf. Het document wordt dan niet effectief afgedrukt, maar wordt weggeschreven als een nieuwe pdf. Als 'printer' kun je hiervoor o.a. CutePDF, primoPDF of Foxit Reader pdf printer installeren.
Ja. Het statistisch formulier is, net als de aanstiplijst, het aanvraagformulier en het brandweerformulier in het digitale loket niet van toepassing. De gegevens die bij analoge aanvragen in het aanvraagformulier en het statistisch formulier stonden, worden bij digitale aanvragen door het loket zelf samengebracht in een document met de titel “dossierafdruk.pdf”. Dat document wordt aangemaakt op het ogenblik dat de aanvraag wordt ingediend.
Bij tab 7: dossieracties > historiek van het dossier > dossierfase in behandeling. Daar vind je een pdf-bestand terug dat verschillende documenten bevat, waaronder ook het aanplakkingsformulier. Vervolgens kan je bij 'melding van de aanplakking van het openbaar onderzoek' de foto opladen waarmee je aantoont dat de aanplakking effectief gebeurde, en kan je de datum invullen. 
Bij tab 5: projectinformatie kan je de nodige bijlagen toevoegen. Als het formulier niet in de vooropgestelde lijst staat, kan je het toevoegen bij 'optionele bijlagen'.
Bij tabblad 5 'projectinformatie' > 'mogelijks verplichte informatie' > 'watertoets voor stedenbouwkundige vergunning'.
De bouwplannen worden opgeladen in pdf-formaat. Meer gedetailleerde informatie hierover vind je terug in het normenboek zonder architect en het normenboek met architect onder de rubriek 'documentatie'. Hou er rekening mee dat je elke tekening op een aparte pagina zet. Het papierformaat (A1/A2/...) maakt niet uit. Het belangrijkste is dat het opgeladen wordt in pdf en dat de naamgeving wordt toegekend a.d.h.v. het normenboek. Ook voor de foto's geldt dat er slechts één foto op een blad staat, dit kan ook in jpeg-formaat. De bestanden kunnen wel in bulk worden opgeladen.

Personen en rollen

Wanneer je een nieuw dossier aanmaakt, geef je aan in welke hoedanigheid je dat doet. In dit geval: architect. Daarna krijg je een kader te zien waarin contactgegevens moeten ingevuld worden. Als je bent ingelogd als architect, komt daar automatisch het stuk 'werkrelatiegegevens' bij. Hier kan je o.a. het ondernemingsnummer invullen (zonder spaties!) zodat duidelijk is dat jij de aanvraag doet in naam van dat bureau. 
Neen. Aangezien je binnen die rol bepaalde acties hebt ondernomen, is het niet mogelijk die rol te verwijderen. Je kan wel een extra rol toevoegen.

Ondertekenen en indienen

Neen. De controlecheck in het loket is beperkt tot het invullen van de verplichte velden.  Het blijft de verantwoordelijkheid van de aanvrager om een dossier volledig en correct in te dienen. Het nazicht van de volledigheid van een aanvraag gebeurt niet door het loket, maar door de vergunningverlenende overheid nadat de aanvraag werd ingediend. 
Bij de samenstelling van het dossier moet rekening gehouden worden met  het besluit van de dossiersamenstelling, waarbij er extra voorwaarden gelden voor de plannen en de foto’s op basis van het normenboek (gebruikte schaal, maataanduidingen, enz.).
Aangezien je al bent ingelogd met je elektronische identiteitskaart, vond al een eerste check en registratie plaats. Het ondertekenen zelf gebeurt in tabblad 7 ‘dossieracties’ met een druk op de knop 'ondertekenen'.
Een aanvraagdossier moet steeds ondertekend worden door de aanvrager/bouwheer en de architect (rol: 'architect-ontwerper'), als zijn medewerking voor dat dossier vereist is. Of deze personen schrijf- of leesrechten hebben, maakt voor de ondertekening niets uit. Wanneer er meerdere aanvragers zijn, moeten ze allemaal ondertekenen. Let op: ze krijgen hier geen melding van dus je moet alle personen die moeten ondertekenen hier van op de hoogte brengen. Van zodra iedereen heeft ondertekend, verschijnt er bij tab 7 'dossieracties' onder 'verplichte acties' de mogelijkheid 'indienen'.
Neen. Er wordt niet automatisch een mail gestuurd. Via de actieknop 'uitnodiging opmaken' kan je wel een mail versturen, ofwel via je eigen mailprogramma. Al is dat niet altijd nodig; bv. wanneer de bouwheer naast je zit  en meteen ondertekent. De personen die in een dossier verplicht moeten ondertekenen zijn de architect-ontwerper en de bouwheer.
Men kan het handtekenen van de vergunning delegeren zoals men dat kon bij analoge dossiers. De persoon aan wie de delegatie wordt toegekend, wordt ingebracht als ondertekenaar. Ondertekenen in de plaats van een andere persoon die ingegeven werd als ondertekenaar is niet mogelijk.
Ja. Wanneer het dossier nog niet is ingediend, kan je het nog 'ontgrendelen'. Dit doe je bij de laatste tab 'dossieracties'. Onder 'optionele acties' kan je 'ontgrendelen' kiezen en dan kan je vervolgens wat ontbreekt nog toevoegen. Let op: op dat moment vervallen de eerder geplaatste handtekeningen en moet er dus opnieuw ondertekend worden door alle partijen.

Er zijn twee mogelijkheden om het akkoord van een eigenaar van een aanpalend perceel op te nemen in je digitale dossier:

 

  1.  door de aanvraag via het omgevingsloket digitaal voor akkoord te ondertekenen;
  2.  door een verklaring voor akkoord te ondertekenen waarin staat dat ze hebben kennisgenomen van het digitale aanvraagdossier.

De eigenaar vermeldt daarbij zijn naam, domicilieadres en het perceelnummer van de eigendom in kwestie. De aanvrager voegt de ondertekende verklaring in pdf-formaat bij het aanvraagdossier voor hij de aanvraag indient.

Neen, eenmaal een dossier is ingediend, kan je het niet meer wijzigen. Je kan een onvolledig dossier wel dupliceren in het overzichtsscherm ‘mijn dossiers’. Je kan dit duplicaat aanvullen en opnieuw indienen. Je krijgt een nieuw ontvangstbewijs en de behandelingstermijn begint opnieuw te lopen. 

Bewaren dossier

Ja. Vanaf het moment dat het dossier is ingediend, kan je het dossier downloaden en lokaal opslaan, samen met een dossierafdruk in pdf-vorm die een samenvatting van de aanvraag bevat.